Comunicación eficaz con los empleados. Razones y opciones

Comunicación eficaz con los empleados. Razones y opciones

Motivar al equipo humano, inculcar una cultura corporativa, mantener a los mejores a nuestro lado, mejorar la productividad... Todos ellos son objetivos de la comunicación interna dentro del club: uno de los pilares básicos para que la organización funcione y resulte eficaz y, sin embargo, uno de los aspectos más descuidados en muchas empresas.

Mantener un clima de comunicación constante en el seno del club es fundamental para que todo funcione como debe de funcionar. Pero más aún en épocas difíciles, en las que es fácil que surjan dudas, rumores y suposiciones sobre la estabilidad de los puestos de trabajo o del sueldo o, incluso, sobre la viabilidad de la empresa. Entre otras cosas porque ese clima interno es el que, de forma más o menos diáfana, se transmite a los socios o clientes del club. Es un error pensar que cuidar la comunicación interna es un lujo reservado para las grandes empresas.

La comunicación interna depende, depende directamente del Director del Club y debe planificarse en función de los objetivos que quiera alcanzar, partiendo del principio de que el empleado es el primer público de la empresa. Todo lo que consigamos “hacia adentro” en cuanto a cultura corporativa, será lo que se transmita “hacia afuera”, hacia nuestros socios o clientes.

Objetivos

Sólo si los empleados conocen los entramados de la compañía, su misión, su filosofía, sus valores, su estrategia, sus objetivos... se sentirán realmente parte de ella y, por lo tanto, estarán más dispuestos a trabajar en beneficio del club.

Una buena comunicación interna consigue, entre otros objetivos:

• Motivar al equipo humano
• Retener a los mejores en nuestra organización
• Informar de lo que ocurre dentro de la empresa
• Contribuir a implantar cambios y mejorar objetivos
• Contribuir a inculcar una cultura corporativa y a la identificación del personal con esa cultura
• Implicar a los empleados en los objetivos de la organización
• Conseguir una imagen homogénea del club, que se transmitirá a los socios o clientes
• Eliminar las incertidumbres y prevenir el rumor (un elemento muy peligroso en cualquier organización)
• Aumentar, en definitiva, la eficacia del equipo humano y mejorar los resultados

Por el contrario, cuando no existe un clima de comunicación en el seno de la empresa podemos encontrarnos con:

• Malos entendidos que pueden perjudicar el desarrollo del club
• Mensajes incoherentes hacia nuestros clientes
• Inactividad e ineficiencia y, por lo tanto, producción baja
• Baja moral de los empleados
• Alta rotación

Y como consecuencia de todo ello, un deterioro en la imagen del club muy perjudicial para la cuenta de resultados.

Cómo

La comunicación interna debe ser bidireccional y constante. Es un error plantearla únicamente en sentido descendente: de los jefes hacia lo subordinados. Precisamente ahí radica la diferencia entre comunicación e información. Para que haya comunicación, debe existir la posibilidad de respuesta.

Luis Alonso López Fraile, profesor de Comunicación Empresarial en la Universidad Europea de Madrid, resumía así en un artículo publicado recientemente, algunos de los principios básicos en los que se debe basar la comunicación interna en una empresa:

1. La directiva debe estar realmente dispuesta a compartir información con los empleados.
2. La comunicación debe estar reforzada con mensajes escritos para evitar la distorsión del significado.
3. Los mensajes deben ser expresados en palabras llanas, de acuerdo con el nivel de educación de los empleados.
4. Las comunicaciones no deben falsearse deliberadamente, sino incluir hechos verídicos.
5. La información debe ser oportuna.
6. La repetición es esencial en las buenas comunicaciones.
7. La información debe ser comunicada en pequeñas dosis.
8. Es importante utilizar métodos audiovisuales que refuercen la comunicación oral

Los medios

A grandes rasgos, podemos decir que la comunicación puede ser oral, escrita, gráfica o... todo ello a la vez, gracias a las nuevas tecnologías.

La comunicación oral es la más valorada por los empleados, si atendemos a diferentes estudios realizados en empresas de toda índole. Es, además, muy eficaz. En este sentido, los mandos intermedios suelen ser los canales más eficaces de comunicación ente la dirección general y los empleados: desde conversaciones informales hasta reuniones de departamento son fórmulas que pueden servir para conseguir este fin.

En cuanto a la comunicación escrita, existen diferentes fórmulas, algunas de ellas verdaderamente eficaces, como los manuales de bienvenida y los manuales de procesos de trabajo.

El manual de bienvenida es uno de los primeros contactos del empleado con la empresa y el más tangible de ellos. De este manual dependerá, en gran parte, la opinión que se forme el empleado sobre la organización. El contenido del mismo variará de acuerdo a cada empresa, pero en sentido general proporcionará informaciones básicas de la compañía, tales como historia, misión, visión, objetivos y políticas generales, así como orientación al empleado sobre su trabajo. Este tipo de manuales permite que el empleado empiece a ser eficiente, eficaz y rentable desde el primer día y ayudan a que se sienta identificado con los intereses de la empresa.

Además, los manuales de procesos de trabajo, adaptados a cada puesto o a cada departamento en concreto vienen a incrementar todas estas ventajas.

Las cartas de la Dirección a los empleados se usan para tratar asuntos importantes de la compañía. Pueden incluir notas sobre cambios en el personal, direcciones, teléfonos, etc. Hoy en día el e-mail está sustituyendo al formato de correo tradicional.

Los boletines informativos, revistas o periódicos facilitan un mecanismo de comunicación bilateral, pues conceden a los empleados la oportunidad de expresar sus opiniones y puntos de vista. Tiene una vida prolongada, suelen leerse con interés, proporcionan espacio suficiente para explicar las cosas en profundidaz y combaten los rumores. Estas publicaciones deberían ser supervisadas por el departamento encargado de Comunicación.

Es interesante también contar con algún buzón de sugerencias de forma que los empleados puedan expresar sus opiniones y ser escuchados.

El tablón de anuncios o panel informativo se usa para informar sobre asuntos corporativos y otros temas de interés de los empleados (políticos, sociales, económicos, de salud, deportes, formación, etcétera). Los tablones se colocan en puntos de fácil acceso a los empleados.

Pero los mejores medios los proporcionan ahora mismo las nuevas tecnologías: boletines, revistas digitales, email... son fórmulas rápidas y eficaces para conseguir una comunicación fluida en el seno de la empresa. Y, de todas ellas, la fórmula “reina” es la intranet, una herramienta que no debemos desaprovechar. La intranet puede convertirse en un lugar de encuentro entre todos los actores que forman parte de la actividad del club: directivos, trabajadores, proveedores, etcétera.

Muchas empresas usan su intranet para mantener informado al personal sobre las actividades de la organización colgando, por ejemplo, videos explicativos. También suele usarse para anunciar nuevas políticas o planes, para almacenar y poner a disposición de los empleados documentos o procedimientos de interés, gestionar todo lo referente a la actividad de la empresa, para alojar FAQS, newsletters, sala de prensa virtual (incluyendo notas de prensa, calendario de eventos, logos e imágenes, blogs, foros…), etcétera.

Cualquier gerente se enfrentará, en algún momento, a la pregunta sobre si mantiene una buena política de comunicación con sus empleados; si éstos están informados, al menos en líneas generales, de la situación de la empresa, si conocen sus objetivos, si conocen los cambios organizativos... Lo importante es que todos, en el seno de la empresa, o del club en este caso, trabajen en la misma dirección y esto es verdaderamente complicado para quien no conoce cuál es esa dirección.

Por Emilia Marcos, directora de la agencia de comunicación Atodaplana